AUSPEX
連絡ノート

「既読 3人」。
まだ確認していないのは、誰ですか。

チャットは、読んだ人数しか教えてくれません。

連絡ノートは、確認ボタンを押していない人を名前で出します。

どちらも登録不要。そのまま書き込めます。

交代で人が入れ替わる職場へ

申し送りが伝わらないと、現場が止まります。

店舗、シフト、夜勤、複数拠点。 次に入る人が、前の人の見たものを知らないまま始まる—— そこで起きることは、業種が違っても同じです。

「言った」「聞いてない」が起きる
伝えたはずのことが、伝わっていない。誰が悪いという話になって、人間関係にひびが入ります。 本当は、届いたかどうかを確かめる手段が無かっただけです。
大事な連絡が、上へ流れて消える
チャットは新しい投稿が来るたびに前のものが押し上げられます。 3日前の申し送りを探すのに、延々とさかのぼることになります。
あとから消せる・直せる
都合の悪いやり取りが消えていても、誰も気づきません。 何かあったときに「そのとき何があったか」を示せません。
拠点をまたぐと、本部から見えない
店舗ごと・事業所ごとにグループが分かれていて、本部は聞かないと分からない。 問題は、聞く前に起きています。
使い方

現場が書き、みんなが確認し、必要なら返す。

上からのお知らせだけの道具ではありません。 申し送りは現場が書くものなので、職員の方が自分のスマホから書けます。

橋本 修 8/21 09:15 事業所内
3番の利用者さんのこと
午後から少し落ち着かない様子でした。夕方の担当の方、声かけをお願いします。
池田 幸子 09:22
承知しました。夕方の担当なので、様子を見ておきます。
本部 10:04
ご連絡ありがとうございます。記録に残しておきます。
✓ 確認 19名 / 開いたが未確認 4名 / まだ開いていない 5名

書く

職員の方が自分のスマホから。既定は自分の事業所の中だけ。 全事業所に共有したいときはボタンで選べます

確認する

「✓ 確認しました」を押すだけ。返信を書かなくてかまいません。 押した人・押していない人が名前で分かります

返す

伝えたいことがある人は返信を書けます。 1つの件のやり取りが、1か所にまとまって残ります

端末を分けています

打刻は会社のタブレット、連絡は自分のスマホ。

この2つは別のものなので、入口を分けてあります。

打刻+1問連絡ノート
端末会社の入り口のタブレット職員それぞれのスマホ
入口事業所ごとの1本のリンク一人ひとつのURL
できること打刻だけ読む・書く・確認する・返信する
できないこと他人の連絡は読めませんここから打刻はできません

個人のスマホから打刻できてしまうと、家からでも押せます。 だから打刻は会社の端末だけに残してあります。
職員の方は、ご自分のURLをスマホのホーム画面に追加しておけば、次から1タップです。

チャットとの違い

チャットは「流す」道具、連絡ノートは「残す」道具です。

LINE WORKS のようなビジネスチャットは、よくできた道具です。 ただし作られた目的が違います。情報を速く流すための道具なので、 残すこと・届いたか確かめることは、仕事の範囲外なのです。

ビジネスチャット連絡ノート
誰が確認していないか人数だけ名前で分かります
確認したという記録開けば既読本人が押したときだけ
過去のものを探すさかのぼる一覧から選ぶ
あとから編集できるできません(訂正は返信で足す)
本部から横断グループごと全拠点まとめて
速さ・気軽さこちらが上ふつう

雑談や急ぎのやり取りはチャットのほうが向いています。 置き換えるものではなく、「残さないといけない連絡」だけをこちらに移す使い方をおすすめしています。

「確認」は、本人が押した記録です。
開いただけでは確認になりません。 ただし「その端末で◯◯さんとして押した」という記録なので、 本人が読んだことの完全な証明ではありません。そう言い切れないことは、言い切りません。

業種別の使われ方

「申し送り」がある職場なら、だいたい当てはまります。

小売・店舗
クレーム対応の共有/取り置き・取り寄せの引き継ぎ/設備の不具合。 店長が休みの日に何があったかが、翌日そのまま読めます
飲食
仕込みの申し送り/予約の特記(アレルギー・記念日)/クレーム。 ランチとディナーで人が入れ替わっても抜けません
コールセンター・窓口
折り返し案件の引き継ぎ/要注意のお客様の共有/対応の統一。 あとから消せない記録なので、対応の経緯を示せます
運輸・配送
配達先の特記/車両の不具合/再配達の約束。 担当が替わっても、約束が引き継がれます
医療・歯科
患者さんの申し送り/機器の状態/予約の特記。 確認していない人が分かるので、伝達漏れを潰せます
介護・障害福祉・保育
申し送り/ヒヤリハット/ご家族からの連絡。 この業種だけ、記録との連動という追加の値打ちがあります(次の段で)
警備・清掃・ビル管理
巡回の申し送り/鍵・立入りの記録/破損の報告。 残るので、あとから照会されても出せます
工場・倉庫
シフト交代の引き継ぎ/設備の異常/不良の共有。 誰が確認していないかが分かるので、安全の連絡を確実に届けられます
介護・障害福祉・保育の方へ

この業種だけ、もう一段あります。

連絡に利用者さんを紐付けると、その方の支援記録にも自動で入ります。 同じことを2回書く必要がなくなります。

チャットに書いて、そのあと支援記録にも書き写す——という手順が、1回で済みます。
実地指導や監査で求められたとき、拠点ごとにCSVで出せます。 投稿は編集できないので、あとから作ったものではないことが示せます。

※ この記録連動は、AUSPEX の福祉向けシステム(就労支援・生活訓練・計画相談・ 介護・訪問介護・放課後等デイ)をお使いの場合の機能です。 それ以外の業種では、上でご説明した使い方になります。

デモ

4つの画面を、そのままご覧いただけます。

登録も入力も要りません。サンプルの法人(6事業所・職員28名)が入っています。 実際に書き込めます。

連絡ノート・職員

職員のスマホ画面

申し送りを書く/「✓ 確認しました」を押す/返信する。 スマホでご覧いただくのがおすすめです。

開く(橋本 修 さんとして)
連絡ノート・経営

経営の画面

連絡を出す/誰が確認したかを名前で見る/本部として返信する。

開く
定着ナビ・職員

打刻の画面

出退勤の打刻に、3秒の質問がひとつ。会社のタブレットで使う画面です。

開く
定着ナビ・経営

経営ダッシュボード

事業所ごとの傾向/状態が続けて下がった人/面談の希望。

開く
定着ナビとの関係

どちらも「新しい作業を足さない」ように作っています。

連絡ノートは、定着ナビと同じシステムの中にあります。 別のアプリを増やすわけではありません。

定着ナビ

出退勤の打刻はもう毎日やっている
→ そこに3秒の質問を1つ乗せる

定着ナビを詳しく見る →

連絡ノート

申し送りはもう毎日書いている
→ そこに「残る形」と「届いたか分かる形」を乗せる

「また新しいシステムを覚えるのか」と言われないことを、いちばん優先しました。
現場が新しく覚えることは、「打刻のときに絵文字を1つ押す」「連絡を読んだら確認を押す」だけです。

料金

法人まとめて、月15,000円。

職員数にかかわらず一律です。拠点がいくつあっても変わりません。初期費用はありません。

AUSPEX 連絡ノート
人数の上限なし・拠点いくつでも
¥15,000/月(税抜)

定着ナビと一緒だと、毎月1万円お得です

職員数定着ナビ連絡ノート2つセット差額
15〜20名¥10,000¥15,000 ¥15,000▲¥10,000
21〜30名¥15,000¥15,000 ¥20,000▲¥10,000
31〜60名¥30,000¥15,000 ¥35,000▲¥10,000

連絡ノート単体でもお使いいただけます。あとから定着ナビを足すこともできます。 61名以上は個別にお見積りします。

ビジネスチャットとの比べ方
LINE WORKS のスタンダードプランは1人あたり月540円(年額契約で450円)。 30名なら月16,200円、60名なら月32,400円です。 連絡ノートは人数にかかわらず月15,000円なので、人数が増えるほど差が開きます。
ただし、無料プランで足りている会社も多いはずです。 比べていただきたいのは金額よりも、「まだ確認していない人が分かるかどうか」のほうです。

よくいただくご質問

気になるところ

チャットを使っているので足りています 急ぎのやり取りはチャットのほうが向いています。置き換える必要はありません。 「残さないといけない連絡」だけをこちらに移していただくのがおすすめです。 たとえば申し送り、クレーム、設備の不具合、安全に関わる連絡です。
職員が新しいものを覚えてくれません 覚えることは「読んだら確認を押す」だけです。書くときも、いつもの申し送りと同じように書きます。 自分のスマホのホーム画面に追加しておけば、次から1タップで開きます。
職員が勝手に全事業所へ発信しませんか 既定は自分の事業所の中だけです。全事業所に共有するには、書くときに選び直す必要があります。 事業所が1つの会社では、この選択自体が出ません。
未確認の人に催促するのは気が引けます 一覧で分かるので、朝礼で「◯◯さん、あの件だけ見ておいてください」と一言で済みます。 全員に向けて催促する必要がありません。
個人情報が心配です 拠点ごとにデータは分かれています。他の拠点からは見えません (本部の権限を持つ方だけが横断して読めます)。投稿はあとから編集できず、 誰がいつ書いたかが残ります。
どの業種でも使えますか 交代で人が入れ替わる職場なら、だいたい当てはまります。 ただし記録との自動連動は、福祉向けシステムをお使いの場合の機能です。
途中でやめられますか 月単位です。最低契約期間はありません。 お止めになっても記録は消しません。読み出しを停止するだけです。

まず、触ってみてください。

登録も入力も要りません。実際に書き込めます。

職員の画面はスマホでご覧いただくのがおすすめです。

AUSPEX 連絡ノート / GaiaArtsCreation
お問い合わせ: info@gaiaarts.org